Câu trả lời mặc định của phần lớn tổ chức cho câu hỏi "giữ tài liệu này bao lâu" là giữ mãi, cho chắc. Ổ cứng rẻ, xoá thì sợ cần tới.
Đây là phương án nghe an toàn nhưng không an toàn, vì ba lý do.
Ba lý do không nên giữ mãi
| Lý do | Cụ thể |
|---|---|
| Rủi ro tuân thủ | Dữ liệu cá nhân chỉ được xử lý cho mục đích đã thông báo và trong thời gian cần thiết. Giữ hồ sơ ứng viên không trúng tuyển năm năm sau không có mục đích nào biện minh được |
| Rủi ro khi có sự cố | Dữ liệu không còn dùng tới vẫn là dữ liệu bị lộ nếu hệ thống bị xâm nhập. Cái đã xoá đúng hạn thì không lộ được |
| Rủi ro trong tranh chấp | Kho vô hạn nghĩa là khi có yêu cầu cung cấp tài liệu, phải rà soát khối lượng khổng lồ — tốn kém, và dễ để lọt thứ không nên trình ra |
Thêm một lý do thực dụng: kho không bao giờ dọn là kho không tìm được gì. Tài liệu hết giá trị nằm lẫn với tài liệu đang cần làm loãng mọi kết quả tìm kiếm.
Bốn nhóm thời hạn
Không cần bảng chi tiết cho từng loại giấy. Chia thành bốn nhóm là đủ cho phần lớn tổ chức:
Nhóm 1 — Giữ vĩnh viễn
Giấy tờ thành lập, điều lệ và các bản sửa đổi, giấy chứng nhận đăng ký, sổ đăng ký thành viên hoặc cổ đông, biên bản họp cơ quan quyết định cao nhất, giấy tờ về quyền sở hữu tài sản, văn bằng bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ.
Nhóm 2 — Giữ theo thời hạn pháp luật quy định
Chứng từ kế toán, hồ sơ thuế, hồ sơ lao động và bảo hiểm, hồ sơ về an toàn. Nhóm này có quy định cụ thể trong pháp luật chuyên ngành — cần tra đúng thời hạn cho từng loại thay vì áp một con số chung.
Nhóm 3 — Giữ theo vòng đời quan hệ cộng thời hiệu
Hợp đồng và tài liệu liên quan. Cách tính hợp lý: giữ đến khi kết thúc thực hiện, cộng thêm thời hiệu khởi kiện đối với loại tranh chấp tương ứng, cộng một khoảng dự phòng.
Đây là nhóm cần suy nghĩ nhất, vì thời hiệu khác nhau theo loại quan hệ, và điểm bắt đầu tính thời hiệu không phải lúc nào cũng là ngày ký.
Nhóm 4 — Giữ ngắn
Bản nháp, thư trao đổi nội bộ không có giá trị chứng minh, hồ sơ ứng viên không trúng tuyển, dữ liệu marketing, bản sao tạm. Nhóm này nên có thời hạn tính bằng tháng, và xoá tự động nếu hệ thống hỗ trợ.
Tạm dừng huỷ khi có tranh chấp
Đây là điều khoản quan trọng nhất trong bất kỳ chính sách lưu trữ nào, và cũng là điều hay thiếu nhất.
Ngay khi biết hoặc có cơ sở dự liệu sẽ có tranh chấp, thanh tra, kiểm tra, hoặc yêu cầu cung cấp tài liệu — mọi lịch huỷ liên quan phải dừng lại.
Việc huỷ tài liệu theo lịch trình bình thường, nhưng diễn ra sau khi đã biết về tranh chấp, rất khó giải thích. Về mặt hình thức nó đúng chính sách; về mặt thực tế nó trông như tiêu huỷ chứng cứ.
Cách làm đúng:
- Chính sách phải ghi rõ cơ chế tạm dừng và ai có quyền kích hoạt;
- Khi kích hoạt, gửi thông báo bằng văn bản tới những người giữ dữ liệu liên quan, nêu rõ phạm vi;
- Ghi lại thời điểm kích hoạt — về sau đây là bằng chứng cho thấy tổ chức đã hành xử đúng;
- Chỉ gỡ tạm dừng khi vụ việc kết thúc hoàn toàn, cũng bằng văn bản.
Huỷ thế nào cho đúng
Xoá tệp không phải huỷ. Ba mức:
| Mức | Dùng cho |
|---|---|
| Xoá thông thường + dọn thùng rác + chờ hết chu kỳ sao lưu | Tài liệu không nhạy cảm |
| Xoá kèm ghi đè, hoặc xoá khoá mã hoá nếu dữ liệu được mã hoá | Dữ liệu cá nhân, tài liệu mật |
| Tiêu huỷ vật lý phương tiện | Ổ cứng, thiết bị thải loại |
Chỗ hay quên: bản sao lưu. Xoá tệp trên hệ thống chính mà bản sao lưu vẫn giữ nó thì chưa xoá. Chính sách cần nêu rõ dữ liệu được xoá khỏi bản sao lưu theo cơ chế nào — thường là để nó tự rơi ra khi chu kỳ sao lưu quay vòng, và phải ghi rõ chu kỳ đó dài bao lâu.
Lập biên bản huỷ ghi loại tài liệu, khoảng thời gian, số lượng, phương thức, người thực hiện, người phê duyệt. Biên bản này là thứ trình ra được khi có ai hỏi tài liệu đó đâu.
Một trang là đủ để bắt đầu
Chính sách lưu trữ không cần dài. Một trang với bốn nhóm thời hạn, cơ chế tạm dừng huỷ, và tên người chịu trách nhiệm đã hơn hẳn không có gì.
Cái khó không phải viết chính sách mà là thực hiện nó. Nên gắn việc rà soát vào một mốc cố định trong năm — cùng lúc với quyết toán chẳng hạn — thay vì để nó là việc "khi nào rảnh".
Hỏi đáp nhanh
Giữ mọi tài liệu mãi mãi có an toàn không?
Không. Ba rủi ro: dữ liệu cá nhân chỉ được xử lý trong thời gian cần thiết cho mục đích đã thông báo; dữ liệu không còn dùng vẫn bị lộ nếu hệ thống bị xâm nhập; và kho vô hạn khiến việc rà soát khi có yêu cầu cung cấp tài liệu trở nên tốn kém. Thêm nữa, kho không bao giờ dọn là kho không tìm được gì.
Hợp đồng nên giữ bao lâu?
Cách tính hợp lý là giữ đến khi kết thúc thực hiện, cộng thêm thời hiệu khởi kiện đối với loại tranh chấp tương ứng, cộng một khoảng dự phòng. Cần lưu ý thời hiệu khác nhau theo loại quan hệ và điểm bắt đầu tính thời hiệu không phải lúc nào cũng là ngày ký.
Đang có tranh chấp thì có được huỷ tài liệu theo lịch không?
Không. Ngay khi biết hoặc có cơ sở dự liệu sẽ có tranh chấp, thanh tra, kiểm tra hoặc yêu cầu cung cấp tài liệu, mọi lịch huỷ liên quan phải dừng lại. Huỷ theo lịch bình thường nhưng diễn ra sau khi đã biết về tranh chấp thì về hình thức là đúng chính sách, còn về thực tế trông như tiêu huỷ chứng cứ.
Xoá tệp đã là huỷ tài liệu chưa?
Chưa, và chỗ hay quên nhất là bản sao lưu — xoá trên hệ thống chính mà bản sao lưu vẫn giữ thì chưa xoá. Với dữ liệu cá nhân và tài liệu mật cần xoá kèm ghi đè hoặc xoá khoá mã hoá; với thiết bị thải loại cần tiêu huỷ vật lý.
Chính sách lưu trữ cần dài bao nhiêu?
Một trang là đủ để bắt đầu: bốn nhóm thời hạn, cơ chế tạm dừng huỷ khi có tranh chấp, và tên người chịu trách nhiệm. Cái khó không phải viết chính sách mà là thực hiện — nên gắn việc rà soát vào một mốc cố định trong năm thay vì để là việc khi nào rảnh.
Lưu ý: Bài viết tổng hợp quy định đang có hiệu lực tại thời điểm đăng và chỉ mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến pháp lý cho một vụ việc cụ thể. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi; vui lòng đối chiếu bản mới nhất hoặc trao đổi với luật sư trước khi quyết định.