Ba việc AI làm tốt trong chuẩn bị hồ sơ tố tụng, một việc không nên giao, và một nguyên tắc bao trùm cả bốn.
Nguyên tắc bao trùm
Người nộp tài liệu chịu trách nhiệm về tài liệu đó, bất kể ai hay cái gì đã tạo ra nó.
Không có ngoại lệ nào cho "công cụ tạo ra". Một bản dịch sai do máy dịch vẫn là bản dịch sai do người nộp trình ra. Một trích dẫn án lệ không tồn tại vẫn là việc người nộp đưa thông tin sai vào hồ sơ.
Nguyên tắc này quyết định toàn bộ cách dùng AI: AI làm bản nháp, người kiểm và chịu trách nhiệm. Mức độ kiểm phải tỷ lệ với hậu quả nếu sai.
1. Rà soát khối lượng lớn — dùng được, hiệu quả cao
Vụ việc có vài nghìn email, vài trăm hợp đồng, hàng chục nghìn dòng dữ liệu. Đọc hết bằng tay là không khả thi.
AI dùng tốt cho: lọc tài liệu theo chủ đề, tìm mọi văn bản nhắc tới một điều khoản, dựng dòng thời gian sự kiện, phát hiện mâu thuẫn giữa các phiên bản.
Cách làm đúng:
- Dùng AI để thu hẹp phạm vi, rồi đọc tay phần đã thu hẹp;
- Không dùng AI để loại bỏ vĩnh viễn tài liệu khỏi tầm ngắm — bỏ sót một tài liệu bất lợi vì AI xếp nó là không liên quan là rủi ro thật;
- Kiểm chéo bằng cách khác: tìm kiếm từ khoá truyền thống trên cùng bộ dữ liệu, so số lượng kết quả.
2. Dịch tài liệu — dùng được ở khâu hiểu, không ở khâu nộp
| Mục đích | AI dùng được? |
|---|---|
| Đọc hiểu nhanh một tài liệu nước ngoài để quyết định nó có quan trọng không | Có — rất hiệu quả |
| Dịch nháp để người dịch chuyên nghiệp hiệu đính | Có — tiết kiệm đáng kể |
| Bản dịch nộp cho toà, cơ quan nhà nước | Không — cần bản dịch công chứng theo quy định |
Với tài liệu tiếng nước ngoài trong hồ sơ tố tụng, yêu cầu về bản dịch có công chứng, chứng thực chữ ký người dịch là yêu cầu về hình thức, không phải về chất lượng bản dịch. Bản dịch máy dù chính xác cũng không đáp ứng yêu cầu đó.
Nhưng dùng AI dịch nháp rồi đưa người dịch hiệu đính là hợp lý và tiết kiệm — miễn là người dịch thực sự đọc lại toàn bộ, không chỉ ký lên bản máy.
3. Gỡ băng ghi âm — dùng được, nhưng phải kiểm từng câu quan trọng
Công cụ nhận dạng giọng nói đã đủ tốt để tạo bản gỡ băng nháp cho một cuộc ghi âm dài, tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Bốn chỗ máy hay sai, và đều là chỗ quan trọng:
- Số liệu — số tiền, ngày tháng, tỷ lệ phần trăm. Nghe nhầm "mười lăm" thành "năm mươi" là đổi cả nội dung;
- Tên riêng — tên người, tên công ty, địa danh;
- Phân biệt người nói — máy hay gán nhầm câu cho người khác, đặc biệt khi hai người nói chồng lên nhau;
- Từ phủ định — "không đồng ý" thành "đồng ý" là lỗi hiếm nhưng hậu quả rất lớn.
Quy trình đúng: máy gỡ nháp → người nghe lại toàn bộ và sửa → nghe lại lần hai riêng những đoạn sẽ trích dẫn → nộp kèm tệp âm thanh gốc để đối chiếu.
4. Tra cứu án lệ và điều luật để trích dẫn — KHÔNG
Đây là việc duy nhất trong nhóm không nên giao cho AI, vì lỗi ở đây vừa nghiêm trọng vừa khó phát hiện.
Mô hình ngôn ngữ tạo ra văn bản trông hợp lý, và một số hiệu văn bản, một số bản án, một đoạn trích trông hợp lý thì trông y hệt như thật: đúng định dạng, đúng cách đánh số, đúng giọng văn. Người đọc không có cách nào nhận ra bằng mắt.
Cách dùng an toàn duy nhất:
- Dùng AI để gợi ý hướng tìm — "vấn đề này thường được điều chỉnh ở nhóm quy định nào";
- Tự mở văn bản gốc trên nguồn chính thức và đọc điều khoản đó;
- Chỉ trích dẫn thứ mình đã trực tiếp mở ra đọc. Không trích dẫn thứ AI nói là có.
Quy tắc gọn: AI được phép nói "hãy tìm ở đâu", không được phép nói "điều luật ghi gì".
Bảo mật — điều kiện tiên quyết cho cả bốn việc
Hồ sơ tố tụng chứa thông tin của khách hàng, và thường có cả dữ liệu cá nhân của người thứ ba. Trước khi đưa bất kỳ tài liệu nào vào một công cụ AI:
- Kiểm điều khoản của công cụ — dữ liệu nhập vào có được dùng để huấn luyện không, lưu ở đâu, giữ bao lâu;
- Ưu tiên phương án không lưu và không huấn luyện cho công việc chuyên môn;
- Ẩn danh khi có thể — nhiều tác vụ rà soát không cần tên thật;
- Có quy định nội bộ bằng văn bản về việc dùng công cụ nào cho loại tài liệu nào, thay vì để mỗi người tự quyết.
Điểm 4 là điểm phân biệt tổ chức đã nghĩ về vấn đề này với tổ chức chưa nghĩ. Không có quy định thì mặc định là mỗi người tự đưa hồ sơ khách hàng vào công cụ mình thích.
Hỏi đáp nhanh
Dùng AI dịch tài liệu để nộp cho toà được không?
Không. Tài liệu tiếng nước ngoài trong hồ sơ tố tụng cần bản dịch có công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch — đây là yêu cầu về hình thức, bản dịch máy dù chính xác cũng không đáp ứng. Nhưng dùng AI dịch nháp rồi đưa người dịch hiệu đính đầy đủ là hợp lý và tiết kiệm.
Có nên nhờ AI tìm án lệ và điều luật để trích dẫn không?
Không. Đây là việc duy nhất không nên giao, vì mô hình có thể tạo ra số hiệu văn bản và đoạn trích trông y hệt thật — đúng định dạng, đúng cách đánh số, đúng giọng văn — mà không nhận ra được bằng mắt. Quy tắc gọn: AI được phép nói hãy tìm ở đâu, không được phép nói điều luật ghi gì.
Dùng AI gỡ băng ghi âm có an toàn không?
Dùng làm bản nháp thì rất hiệu quả, nhưng phải kiểm. Bốn chỗ máy hay sai đều là chỗ quan trọng: số liệu, tên riêng, phân biệt người nói, và từ phủ định. Quy trình đúng là máy gỡ nháp, người nghe lại toàn bộ và sửa, nghe lại lần hai riêng những đoạn sẽ trích dẫn, rồi nộp kèm tệp âm thanh gốc.
Ai chịu trách nhiệm nếu tài liệu do AI tạo ra bị sai?
Người nộp tài liệu, bất kể ai hay cái gì đã tạo ra nó. Không có ngoại lệ cho công cụ tạo ra — một bản dịch sai do máy vẫn là bản dịch sai do người nộp trình ra. Vì vậy AI làm bản nháp, người kiểm và chịu trách nhiệm, với mức độ kiểm tỷ lệ với hậu quả nếu sai.
Đưa hồ sơ khách hàng vào công cụ AI cần lưu ý gì?
Kiểm điều khoản của công cụ xem dữ liệu nhập vào có được dùng để huấn luyện không, lưu ở đâu, giữ bao lâu; ưu tiên phương án không lưu và không huấn luyện; ẩn danh khi có thể; và quan trọng nhất là có quy định nội bộ bằng văn bản về việc dùng công cụ nào cho loại tài liệu nào, thay vì để mỗi người tự quyết.
Lưu ý: Bài viết tổng hợp quy định đang có hiệu lực tại thời điểm đăng và chỉ mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến pháp lý cho một vụ việc cụ thể. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi; vui lòng đối chiếu bản mới nhất hoặc trao đổi với luật sư trước khi quyết định.