Ba thứ hay bị gọi chung là "ký điện tử", nhưng giá trị chứng minh cách nhau rất xa: ảnh chữ ký dán vào tệp PDF · ô tích "Tôi đồng ý với điều khoản" · chữ ký số bằng chứng thư số.
Hai khái niệm trong luật
Theo Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (hiệu lực 01/7/2024):
| Chữ ký điện tử | Chữ ký số | |
|---|---|---|
| Định nghĩa | Chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu | Là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khoá không đối xứng, gồm khoá bí mật dùng để ký và khoá công khai dùng để kiểm tra chữ ký |
| Quan hệ | Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử — loại có bảo đảm kỹ thuật cao nhất | |
Điểm mấu chốt trong định nghĩa chữ ký số: khoá bí mật dùng để ký, khoá công khai dùng để kiểm tra. Cặp khoá này liên hệ toán học với nhau, nên ai cũng kiểm được chữ ký mà không cần biết khoá bí mật — và không ai giả được chữ ký nếu không có khoá bí mật đó.
Vì sao chữ ký số mạnh hơn hẳn
Nó giải quyết cùng lúc ba việc mà các hình thức khác không làm được:
- Xác định người ký — thông qua chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cấp, gắn với danh tính đã được kiểm tra;
- Bảo đảm tính toàn vẹn — sửa một ký tự trong tài liệu sau khi ký là chữ ký không còn hợp lệ, và ai kiểm cũng thấy;
- Chống chối bỏ — người ký khó phủ nhận việc mình đã ký, vì chỉ mình giữ khoá bí mật.
So sánh: ảnh chữ ký dán vào PDF không làm được việc nào trong ba việc trên. Nó chỉ là một hình ảnh, ai có tệp cũng sao chép sang tài liệu khác được.
Thang giá trị chứng minh trên thực tế
| Hình thức | Chứng minh được gì | Nên dùng cho |
|---|---|---|
| Chữ ký số có chứng thư | Danh tính, toàn vẹn, thời điểm ký, chống chối bỏ | Hợp đồng có giá trị lớn, giao dịch với cơ quan nhà nước, hoá đơn, kê khai thuế, bảo hiểm |
| Ký qua nền tảng ký điện tử có xác thực (OTP, sinh trắc học, nhật ký truy vết) | Danh tính ở mức khá, toàn vẹn nếu nền tảng bảo đảm, có nhật ký | Hợp đồng thương mại thông thường, hợp đồng lao động |
| Ô tích chấp thuận trên website | Có hành vi chấp thuận, nhưng khó gắn với cá nhân cụ thể nếu không có xác thực | Điều khoản sử dụng, chính sách — không dùng cho giao dịch giá trị lớn |
| Ảnh chữ ký dán vào tệp | Gần như không chứng minh được gì tự thân | Chỉ dùng khi có bằng chứng khác đi kèm — email trao đổi, thanh toán, thực hiện hợp đồng |
Khi hợp đồng đã ký bằng hình thức yếu
Rất nhiều hợp đồng trên thực tế được ký bằng cách gửi qua lại tệp có ảnh chữ ký. Nếu đã lỡ, giá trị chứng minh không nằm ở chữ ký mà nằm ở những thứ xung quanh nó:
- Chuỗi email trao đổi dẫn tới bản cuối, từ địa chỉ email chính thức của các bên;
- Hành vi thực hiện hợp đồng — thanh toán, giao hàng, xuất hoá đơn. Đây thường là bằng chứng mạnh nhất về việc các bên coi hợp đồng là có hiệu lực;
- Trao đổi sau đó nhắc tới hợp đồng — tin nhắn, biên bản họp, công văn;
- Bên thứ ba biết về hợp đồng — ngân hàng, đối tác vận chuyển, cơ quan thuế.
Nên gom những thứ này ngay khi tranh chấp mới manh nha, không đợi tới lúc khởi kiện.
Giao dịch không nên ký điện tử
Một số giao dịch pháp luật yêu cầu hình thức nhất định — công chứng, chứng thực, đăng ký. Với những giao dịch này, ký điện tử không thay thế được yêu cầu về hình thức:
- Chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp bất động sản;
- Di chúc — pháp luật quy định các hình thức cụ thể;
- Văn bản khai nhận, thoả thuận phân chia di sản;
- Giao dịch mà các bên đã thoả thuận phải lập thành văn bản có công chứng.
Trước khi số hoá một quy trình ký kết, nên rà xem trong đó có loại giao dịch nào thuộc nhóm này không — đây là lỗi hay gặp khi doanh nghiệp triển khai ký điện tử toàn diện.
Bốn việc nên làm
- Phân loại hợp đồng theo giá trị và rủi ro, rồi quy định hình thức ký tương ứng. Không cần chữ ký số cho mọi thứ, nhưng phải có ngưỡng rõ ràng;
- Với chữ ký số: quản khoá bí mật như quản con dấu. Cho mượn USB token là cho người khác ký thay mình, và về sau rất khó phủ nhận;
- Lưu bản đã ký ở định dạng giữ được chữ ký — in ra rồi quét lại là mất toàn bộ giá trị của chữ ký số;
- Kiểm hiệu lực chứng thư số của đối tác khi nhận tài liệu ký số, không chỉ nhìn thấy có dấu ký là yên tâm.
Hỏi đáp nhanh
Chữ ký điện tử và chữ ký số khác nhau thế nào?
Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử — loại sử dụng thuật toán khoá không đối xứng, gồm khoá bí mật dùng để ký và khoá công khai dùng để kiểm tra chữ ký. Chữ ký điện tử là khái niệm rộng hơn, chỉ mọi chữ ký dạng dữ liệu điện tử gắn với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và sự chấp thuận của họ.
Dán ảnh chữ ký vào file PDF có giá trị pháp lý không?
Tự thân gần như không chứng minh được gì — nó chỉ là một hình ảnh, ai có tệp cũng sao chép sang tài liệu khác được. Giá trị khi đó nằm ở những thứ xung quanh: chuỗi email trao đổi, hành vi thực hiện hợp đồng như thanh toán và giao hàng, trao đổi sau đó nhắc tới hợp đồng.
Vì sao chữ ký số mạnh hơn các hình thức khác?
Nó giải quyết cùng lúc ba việc: xác định người ký thông qua chứng thư số gắn với danh tính đã kiểm tra; bảo đảm tính toàn vẹn vì sửa một ký tự sau khi ký là chữ ký không còn hợp lệ; và chống chối bỏ vì chỉ người ký giữ khoá bí mật.
Giao dịch nào không nên ký điện tử?
Những giao dịch pháp luật yêu cầu hình thức nhất định như công chứng, chứng thực, đăng ký: chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp bất động sản; di chúc; văn bản khai nhận và thoả thuận phân chia di sản. Ký điện tử không thay thế được yêu cầu về hình thức.
Cho mượn USB token chữ ký số có sao không?
Rất rủi ro. Cho mượn token là cho người khác ký thay mình, và vì chống chối bỏ là đặc tính của chữ ký số nên về sau rất khó phủ nhận chữ ký đó. Nên quản khoá bí mật như quản con dấu của doanh nghiệp.
Lưu ý: Bài viết tổng hợp quy định đang có hiệu lực tại thời điểm đăng và chỉ mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến pháp lý cho một vụ việc cụ thể. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi; vui lòng đối chiếu bản mới nhất hoặc trao đổi với luật sư trước khi quyết định.